Uitwerking Governance code Cultuur

  1. Urban, onderdeel van het DNA van Eindhoven

De Urban scene in Eindhoven heeft een lange traditie. Al in de 2de helft van de jaren tachtig vonden de eerste activiteiten plaats, vooral graffiti en skaten. Voor de één was de punk de voedingsbodem, de ander liet zich door de opkomende hip hop inspireren. Boeiend om te constateren is dat vanaf de beginperiode het internationale podium beklommen werd. Sol crew, opgericht in ‘88, heeft zelfs de graffiti op latex ondergrond op zijn naam staan. 
In de jaren na de millenniumwisseling stond een nieuwe generatie op. Tijdens de expositie Zone bij MU in 2001 is de bowl, in de vorm van een maquette, voor de eerste keer gepresenteerd. Al een jaar later was de bowl in de beoogde afmetingen opgenomen in het eerste skatepark in de hangar van Meerhoven. Na sluiting van dat park heeft Area 51 in september 2006 een doorstart gemaakt in gebouw SEU op Strijp S; werden de eerste ramps voor BMX in Veldhoven gebouwd, ook gevolgd door een eigen honk op Strijp S; opende Sandy Provacia de eerste urban dansschool in het Klokgebouw Strijp S, even later gevolgd door The Ruggeds en ontstond Step in the Arena in de Berenkuil, al jarenlang The Hall of Fame voor de graffiti-artiesten. Weliswaar zijn deze initiatieven breed (onder meer de overheid en Trudo) ondersteund, maar zonder de pioniersgeest en ondernemersspirit van de betrokken jongeren waren deze voorzieningen er niet gekomen.
Aanvankelijk waren het redelijk gescheiden sub-culturen, die soms zelfs op gespannen voet met elkaar stonden, maar na enige tijd ontstond bij deze generatie het idee dat van samenwerken iedereen, ook de stad, beter zou kunnen worden. En die gedachte resulteerde in het ontstaan van het (jaarlijkse) 3 daagse festival Emoves, waarvan de eerste editie plaatsvond in 2012. In tegenstelling tot de gangbare festivals was Emoves vooral de optelsom waarbij iedereen ‘zijn eigen ding’ deed, maar nu binnen hetzelfde tijdframe, op vooraf overeengekomen locaties en onder een gemeenschappelijk label. In 2015 ontstond het inzicht dat het festival een intensievere vorm van samenwerking vereiste (zie de brochure ‘Wij zijn urban Eindhoven’). Dat inzicht is de grondslag voor de oprichting van de coöperatie Emoves op 29 september 2016 geweest. De coöperatie is opgericht vanuit de overtuiging dat die niet alleen een meerwaarde voor de leden, maar ook toegevoegde waarde voor de stad zou kunnen hebben.

  1. Statutaire doel van Emoves

Het statutaire doel van Emoves is ‘door samenwerking de ontwikkeling en de professionalisering van het urban veld te bevorderen’ (artikel 2, lid 1 van de statuten). Voor de statuten: zie elders op de website. De coöperatie tracht dat doel te verwezenlijken door: ‘a. Het bedenken, ontwikkelen en exploiteren van een ontwikkel- en presentatieplatform ten behoeve van de urban culture en sports en het ondersteunen van nieuwe en bestaande initiatieven op dat gebied; b. Het organiseren van evenementen, festivals en andere bijeenkomsten; c. Het inrichten van een kennis- en innovatie centrum op het gebied van urban culture en sports; d. Actief beleid te voeren ten aanzien van de marketing, evenementproductie, educatief aanbod, fonds- en sponsorwerving; e. Het voeren van overleg en het streven naar een goede samenwerking met andere personen, organisaties en instellingen die werkzaam zijn op het gebied van Urban Culture en Sports; (artikel 2, lid 2 van de statuten).
Een belangrijke passage uit de statuten is: ‘de coöperatie voorziet in de stoffelijke behoeften van haar leden op grond van overeenkomsten, met hen gesloten in het bedrijf dat de Coöperatie uitoefent en doet uitoefenen’ (artikel 2, lid 3). Gevolgd door: ‘De coöperatie kan de overeenkomsten die zij met haar leden sluit ook met derden aangaan, maar niet in zodanige mate dat de overeenkomsten met de leden van ondergeschikte betekenis worden’ (artikel 2, lid 4). 
Om de bevoegdheden over de verschillende organen van de coöperatie beter uit te lijnen heeft de Algemene vergadering (ALV) op 14 december 2018 besloten tot een ingrijpende wijziging van de statuten. Ter uitwerking van die nieuwe statuten is op diezelfde dag het ‘Bestuursreglement’ en het ‘Reglement Governance Code Cultuur’ door de Algemene Vergadering vastgesteld.

  1. Kernwaarden, missie en visie

Maar losstaand van de statutaire doelomschrijving heeft Emoves zich in 2019 uitvoerig bezig gehouden met het nadenken over de missie, de visie en daaraan ten grondslag liggende kernwaarden. Als belangrijkste kernwaarde is ‘colorful’ gedefinieerd. Deze kernwaarde kwam voort uit het positioneringsonderzoek dat Triple double voor Emoves georganiseerd heeft. Diversiteit is binnen Emoves en de aangesloten leden geen gespreksonderwerp, het is een fenomeen dat 24 uur per dag bij elke activiteit zichtbaar is. 
In het verlengde van deze kernwaarde is als mission statement geformuleerd: ‘to empower young people, every day’. Iedereen kan bij Emoves zijn eigen pirouette draaien, maar als de beoefenaars meer ambitie hebben wil Emoves ze daarbij ondersteunen. 
Vanuit die gedachte zijn enkele stippen op de horizon geformuleerd (de visie). De eerste stip op de horizon is dat we in de loop van 2020, gesteund door de Regio-deal van Brainport Eindhoven, de beweging maken waarbij ‘urban’ 24 uur per dag / 365 dagen per jaar beoefenend, bekeken en gevoeld kan worden. Niet alleen voor de directe beoefenaars, maar ook voor de scene daaromheen en de fans uit het bredere publiek.
De tweede stip is de ‘Emoves upward mobility circle’. Daarmee bedoelen het organiseren van die activiteiten waarmee we beoefenaars steunen in het realiseren van hun droom. Vanuit het verleden kunnen we constateren dat de ontwikkeling veelal het resultaat is van niet-lineaire leerprocessen. Die procesgang willen we professionaliseren. Maar tevens willen we, analoog aan wat het CTO-Zuid doet, met de talenten bezien hoe dit gekoppeld kan worden aan de optimalisering van de gangbare leerroute op school (duaal leren).
De derde stip is dat we dat ‘samen’ doen: ‘together’. In de kanteling die Emoves het afgelopen jaar gemaakt heeft liggen het initiatief en de verantwoordelijkheid weer in toenemende mate bij de leden, de partners, de Urban communities. In. 2019 heeft dat al geleid tot hele bijzondere co-producties.
En de vierde stip is dat we al deze ambities willen realiseren in verbinding en in samenspraak met vele organisaties, instellingen, instanties, communities, partners, overheden en bedrijven. Emoves is wars van bureaucratie. De ambitie is te excelleren als netwerk organisatie. 

  1. De organen van de coöperatie

De coöperatie Emoves bevat minimaal twee organen, te weten (1) de Algemene Vergadering en (2) het bestuur. Bij besluit van 2 oktober 2018 heeft de Algemene Vergadering van de coöperatie besloten over te stappen van een bestuurs- naar een zgn. ‘Raad van Toezichtmodel’. Onderdeel van de overgang van het bestuurs- naar het zgn. ‘Raad van Toezichtmodel’ is dat de Algemene Vergadering een bestuurder benoemd heeft, een Raad van Toezicht (vanaf de statutenwijziging van 14 december 2018: de Raad van Commissarissen) ingesteld heeft en de leden van de Raad van Toezicht (lees vanaf 14 december 2018: Raad van Commissarissen) benoemd heeft. 
Algemene vergadering (ALV)Het hoogste orgaan van de coöperatie is de Algemene Vergadering (voortaan ALV). Ieder lid van de cooperatie vaardigt een vertegenwoordiger, met een volmacht, af naar de vergadering. De belangrijkste bevoegdheden van de ALV zijn onder andere het vaststellen van het jaarplan, de begroting, het jaarverslag, het benoemen van de accountant, het vaststellen van de jaarrekening en het toelaten van nieuwe leden. De ALV benoemt ook de leden van de Raad van Commissarissen, de zittingstermijn, de bezoldiging en het rooster van aftreden. In het Bestuursreglement is de relatie tussen de bevoegdheden van de Algemene Vergadering (ALV), het bestuur en de Raad van Commissarissen nader uitgewerkt. 
Het bestuur (B)Het bestuur is belast met het besturen van de coöperatie. In de statuten van de coöperatie Emoves is vastgelegd dat de bestuurder geen lid hoeft te zijn van de coöperatie, maar niettemin heeft de algemene vergadering daarvoor gekozen. 
Als bestuurder is Thom Aussems vanuit Area 040 (later wederom gewijzigd in Area 51) benoemd. Vanaf 1 juli 2018 (formeel vanaf 1 oktober 2018) is hij, op verzoek van de leden van de cooperatie, belast met het besturen van de coöperatie. Gelet op de langdurige bestuurlijke ervaring van Thom Aussems, zijn jarenlange affiniteit met en betrokkenheid bij de Urban Sports & Culture in Eindhoven in het algemeen en Strijp S in het bijzonder, zijn brede netwerk in de Brainport-regio en zijn nieuwe rol bij de nieuwe organisatie Area 040 in combinatie met de beperkt beschikbare financiële middelen was hij de ideale kandidaat voor de leden van de coöperatie. Bij besluit van de ALV van 2 oktober is zijn positie als (enig) bestuurder, in de overgang naar een Raad van Toezichtmodel, geformaliseerd. Bij de benoeming heeft de bestuurder nadrukkelijk de taak meegekregen om de ‘Governance’ overeenkomstig de principes van de Governance Code Cultuur te organiseren. Conform het toenmalige vigerende artikel 8, lid 3, worden bestuursleden gekozen voor een periode van 3 jaar. Ingeschat is dat de werkzaamheden 2,5 dag per week vergen. Gegeven het doel van de coöperatie en de beperkt beschikbare middelen is een fee voor de werkzaamheden overeengekomen van 25 euro per uur, exclusief btw, per maand. 
Raad van Commissarissen (RvC)
De leden van de Raad van Commissarissen hebben tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de coöperatie. (artikel 17, lid 3). Bepaalde besluiten binnen de coöperatie hebben de voorafgaande goedkeuring nodig van de RvC, zoals het het jaarplan, de begroting, een besluit tot fusie, alle handelingen rondom registergoederen, het aangaan van leningen > 200.000 euro e.d. 
Binnen de coöperatie Emoves heeft de RvC een zwaardere rol dan statutair voorgeschreven. Conform de Governance Code Cultuur betrekt het bestuur de RvC bij de navolgende onderwerpen:

  • Strategie en beleid
  • Mission statement
  • De strategie tot het realiseren van doelstellingen, het artistieke en zakelijke beleid
  • Het jaarplan
  • Lange termijn visie 
  • Structurele samenwerking met andere organisaties
  • Het aanvaarden door de bestuurder(s) van nevenfuncties
  • Het periodiek evalueren van de Codes Governance Cultuur, Fair Practice en Diversiteit & Inclusie
  • Financieel beleid
  • De financiering van de strategie, inclusief plannen voor fondsenwerving
  • De begroting
  • Bestuursverslag en jaarrekening
  • De strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van de instelling 
  • Plan risicobeheersing en controlesysteem
  • Het lenen en uitlenen van gelden
  • Het aangaan van schulden of borgstellingen
  • Koop, verkoop, huur en verhuur van onroerend goed.
  • Personele aangelegenheden en arbeidsvoorwaarden
  • Het vaststellen van de hoofdlijnen van arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid.

In het Bestuursreglement is de relatie tussen de bevoegdheden van de algemene vergadering (ALV), het bestuur (B) en de Raad van Commissarissen (RvC) nader uitgewerkt. 
Bij de benoeming van de leden van de Raad van Commissarissen heeft de Algemene Vergadering, vanuit de gedachte dat de leden samen de coöperatie besturen, tot 11 december 2019 personen in de Raad van Commissarissen benoemd die afkomstig zijn uit de leden van de coöperatie. Tegen de achtergrond van principe 8 uit de Code (‘toezichthouders en bestuurders vermijden elke vorm van belangenverstrengeling’), heeft de ALV op 11 december 2019 drie onafhankelijk leden benoemd. Daarmee bestaat de RvC vanaf 12 december 2019 uit: 

  • (1) Mons de Goede, lid van het bestuur van The Ruggeds, benoemd op 2 oktober 2018
  • (2)Joep Coolen, lid van het bestuur van Area 51, benoemd op 3 april 2019;
  • (3) Nienke Terne – van de Kroon, onafhankelijke commissaris, benoemd op 11 december 2019
  • (4) Merel Rietveld, onafhankelijk commissaris, benoemd op 11 december 2019;
  • (5) Malique Mohamud Abdelaziz, onafhankelijk commissaris, benoemd op 11 december 2019;

Met deze samenstelling is de differentiatie voldoende geborgd in termen van leeftijd, geslacht, opleiding, ervaring, betrokkenheid bij de urban scène. Niettemin streeft Emoves in de periode 2021 t/m 2024 naar > 50% vrouwen en minimaal 40% met een niet-westerse achtergrond. 
De zittingsduur is in beginsel 4 jaar, met dien verstande dat de zittingsduur korter kan zijn vanwege het rooster van aftreden. Er bestaat een eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming voor een periode van vier jaar. Daardoor is de maximale zittingstermijn 8 jaar. De Algemene Vergadering zal, mede gelet op de Governance Code Cultuur, op de 1ste vergadering in 2020 een rooster van aftreden vaststellen, waarbij in ieder geval Mons de Goede zal aftreden op 2 oktober 2018 + 32 maanden en Joep Coolen op 2 oktober 2018 + 48 maanden.De leden van de Raad van Commissarissen ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden. 

  1. Governance Code Cultuur

In de statuten is ook vastgelegd dat de coöperatie Emoves zich conformeert aan hetgeen is vastgelegd in de Goverance code Cultuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving daarvan en de RvC houdt daarop toezicht. Afwijkingen van de principes van de Code en/of de daarop gebaseerde praktijkrichtlijnen worden nader onderbouwd en gepubliceerd op website van de coöperatie. 
Tegen de achtergrond van de bewuste keuze door de founding fathers van de coöperatie als rechtsvorm (‘streven naar een gezamenlijk Urban platform’) en de doelomschrijving van de coöperatie in de wet (‘voorzien in de stoffelijke behoeften van de leden) wijkt Emoves op twee onderdelen af van de Governance Code Cultuur, te weten (op onderdelen van) van principe 6 en (op onderdelen) principe 8.
Principe 6: De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor zijn samenstelling: hij waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid’. In formele zin wijkt Emoves af, daar, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een stichting, binnen de coöperatie de leden van de RvC benoemd worden door de ALV, zo ook de zittingstermijn, het rooster van aftreden en het bezoldigingsbeleid.
Op de peildatum 11 december 2019 voldeed Emoves aan de praktijkaanbevelingen 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 9. Op de eerste vergadering van de RvC in 2020 zal het rooster van aftreden aangevuld worden met de termijnen voor de drie nieuwe benoemde commissarissen. Voortaan zal de bestuurder elke vacature in de RvC openbaar maken. In overleg met de voorzitter van de RvC zal aan de ALV een wervingsprocedure ter besluitvorming worden voorgelegd. Die procedure zal op de website geplaatst worden. Conform de praktijkrichtlijnen van de Governance Code Cultuur zal in de loop van 2020, zoveel mogelijk op maat, een scholingsprogramma voor de leden van de RvC opgesteld worden.
De Governance Code Cultuur heeft bij principe 6 een toolkit bijgevoegd waarmee het profiel en de onafhankelijkheid van de commissarissen vastgesteld kunnen worden. De commissarissen van Emoves voldoen in voldoende mate aan de profielschets, met uitzondering van de benoemde juridische kwaliteit. Met betrekking tot de onafhankelijkheidscriteria voldoet Emoves aan de criteria 1, 2, 4, 5, 6 en 7. Van criterium 3 wordt expliciet afgeweken. Vanaf de oprichting hebben de leden van de coöperatie de opvatting gehad dat het samenwerkingsverband niet kan functioneren indien de coöperatie door externen bestuurd wordt. De besturing met ‘eigen mensen’ werd als het hart van de coöperatie gezien. Dat veronderstelt dat niet alleen gehandeld wordt vanuit de individuele belangen van het lid, maar ook vanuit het collectieve belang van de Urban Sports & Culture in de stad. Om die reden is in het Governance Reglement vastgelegd dat de leden van de coöperatie zich van dat spanningsveld bewust zijn en elkaar daarop, zo nodig, aanspreken. In de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van alle betrokkenen bij de coöperatie zal expliciet aandacht besteed worden aan dit onderdeel. Naar aanleiding van de evaluatie in 2019 is in de ALV het besluit genomen om de RvC vanaf 2020 in meerderheid uit ‘onafhankelijke’ leden te laten bestaan. De benoeming van die leden heeft op 11 december 2019 plaatsgevonden. 
Principe 8: ‘Toezichthouders en bestuurders vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. De Raad van Commissarissen ziet hierop toe’.Op dit onderdeel geeft de Code bij dit principe 10 praktijkaanbevelingen. De coöperatie onderschrijft deze 10 praktijkaanbevelingen, maar is er zich van bewust dat niet alle leden van de RvC onafhankelijk zijn in de zin zoals bedoeld in de Governance Code Cultuur. Met andere woorden: in de letterlijke zin van het woord voldoet Emoves niet aan praktijk aanbeveling 1. Zie daarover de toelichting onder principe 6. Niettemin zal de Raad van Commissarissen erop toezien dat het bestuur zorgvuldig met die spanning tussen het individuele belang van het lid en het collectieve belang van Emoves zorgvuldig omgaat. Onder dat collectieve belang van Emoves wordt ook het belang van de Urban Sports & Culture in de stad verstaan. De sleutelbegrippen daarbij zijn: marktconformiteit, afspraken vastleggen in contracten en transparantie. Alle andere onderdelen van principe 8 worden volledig onderschreven en nageleefd. In het Governance reglement wordt nader ingegaan op hoe met die spanning tussen het individuele en collectieve belang wordt omgegaan.

  1. Reglementen

Binnen de coöperatie Emoves zijn door de Algemene Vergadering (ALV) een aantal reglementen en een register vastgesteld. Ze beogen optimale transparantie voor de betrokken stakeholders. 

  1. Bestuursreglement. Het bestuursreglement regelt de taken en bevoegdheden van de Algemene Vergadering (ALV), het bestuur, de Raad van Commissarissen (RvC) en de vergadering van Aangeslotenen.
  2. Het Governance Code Cultuur reglement. Dit reglement beoogt iedereen inzicht te geven in de governance van Emoves. Expliciet wordt in dit reglement, vanuit het principe ‘pas toe en leg uit’, aandacht besteed aan de afwijkingen met betrekking tot de Governance Code Cultuur. 
  3. Ledenregister: ter uitwerking van het bepaalde in artikel 7 van de statuten is een ledenregister vastgesteld.

Vanaf 2020 zijn, naast de Governance Code Cultuur, ook de Fair Practice Code en de Code Diversiteit & Inclusie van toepassing op gesubsidieerde instellingen. De belangrijkste strategische keuzes zijn door de Raad van Commissarissen op 24 januari 2020 gemaakt. Dat document is op de website gepubliceerd.
Deze twee laatste Codes zijn met enthousiasme binnen de coöperatie Emoves begroet. Diversiteit & Inclusie sluiten naadloos aan op de belangrijkste kernwaarde van Emoves: ‘colourful’. Diversiteit wordt binnen Emoves niet gepredikt, maar is zichtbaar in de activiteiten die elke dag plaatsvinden. Ondanks dat de Codes naadloos aansluiten op de cultuur van Emoves is er, gelet op de gestelde eisen, de komende tijd nog veel werk aan de winkel. Om die reden is bij de behandeling van de Codes een implementatieplan opgesteld. Dat plan is eveneens op 24 januari 2020 door de Raad van Commissarissen goedgekeurd. Voor nadere informatie wordt naar de website verwezen. 
Aanvullend op de Reglementen is op 24 januari 2020 de planning & controle cyclus geactualiseerd. Dit was nodig, gelet op de extra taken die voortvloeien uit de drie bovengenoemde Codes.

  1. Jaarplan en begroting 2020: de vijf kernactiviteiten

Elk jaar wordt uiterlijk in december, voorafgaand aan het nieuwe jaar, een jaarplan opgesteld en, na goedkeuring door de RvC, door de ALV vastgesteld. In 2019 is het concept-jaarplan opgesteld door de Creatieve Raad, in samenspraak met de partners die betrokken zijn bij de organisatie van de evenementen. Het concept is door de bestuurder ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. De RvC heeft het jaarplan, met bijbehorende begroting, goedgekeurd, daarna heeft de ALV het jaarplan met de bijbehorende begroting op 11 december 2019 goedgekeurd.
Het jaarplan 2020 bestaat vijf kernactiviteiten:(1) Ruimte geven aan iedereen die één van de vijf Urban disciplines (sports, dance, music, art & spoken words) wil beoefenen. Daartoe wordt gebouw SEU, met behulp van geldelijke steun van Brainport Eindhoven uit de Regio-deal, in de loop van 2020 ingrijpend verbouwd. De verbouwing is erop gericht om alle disciplines even wichtig een plek te geven in dit gebouw op Strijp S. Maar naast de beoefening van de Urban disciplines op Strijp S heeft Emoves voor ogen het programma-onderdeel ‘Emoves in de buurten’ te intensiveren. Gebiedsgericht ligt de focus op de (achterstands)buurten en categoriaal op de kids uit bij stands huishoudens.
(2) Talentontwikkeling: Emoves wil systematischer en professioneler jongelui ondersteunen die de ambitie hebben om door te groeien naar de top. Voor skaten en BMX zijn daarover afspraken gemaakt met de bonden, Brabant Sport en CTO-Zuid. Zij zullen die begeleiding vanuit gebouw SEU gaan verzorgen. Voor breaking lopen de gesprekken daarover. In ieder geval wordt dit idee door de gemeente Eindhoven, Brabant Sport en CTO Zuid voor de volle 100% ondersteund. Emoves zal in 2020 bij enkele fondsen een aanvraag indienen met het doel de talenten uit de andere disciplines op een vergelijkbare manier te ondersteunen.
(3) Ondersteuning van de toppers: de afgelopen jaren hebben enkele jongelui op eigen kracht de (internationale) top bereikt. Met behulp van ons netwerk en enkele fondsen verwachten we dat meer talenten zullen doorstromen naar de internationale top. Die talenten uit de Urban Sports worden opgevangen door CTO-Zuid. De andere toppers in spé kunnen aanhaken op deze ter beschikking staande infrastructuur. In de loop van 2020 zal nader onderzocht worden hoe zij in hun eigen discipline professioneel ondersteund kunnen worden
(4) Evenementen programma: de opzet van de evenementenkalender uit 2019 wordt gecontinueerd. Voor elke discipline staan over het jaar verspreid enkele hoogwaardige events geprogrammeerd, waaronder het (gratis) festival in de binnenstad. Die zijn niet alleen bedoeld om de talenten een podium te bieden om krachtmetingen aan te gaan met de nationale en internationale top, maar worden ook ter lering en vermaak georganiseerd voor de beoefenaars in bredere zin, de Urban scene daarom heen en het grotere publiek. (5) InnovatieKenmerkend voor Urban is vernieuwing. In de kernwaarden hebben we dat ‘groundbreaking’ genoemd. Vernieuwing is inherent aan Urban. Dat behoeven we niet te stimuleren en te organiseren. Maar de pilot ‘urban & technology’ in 2019 heeft ons geleerd dat de ‘buitenwereld’, in het bijzonder vertegenwoordigers uit de TDK sector (technologie, design & kennis sector), een extra impuls aan die vernieuwing kunnen geven. Zo zijn er door verschillende pitchers technologieën geïntroduceerd die een enorme toegevoegde waarde voor de artiesten / kunstenaars uit de Urban scene kunnen hebben. Om die reden willen we deze activiteit vanaf 2020, bij voorkeur in de vorm van een prijsvraag, continueren en (nationaal en internationaal) uitbouwen. 
Ten behoeve van de waarborging van de non-profit activiteiten zullen we een beroep gaan doen op financiële ondersteuning door de overheden in combinatie met enkele private en publieke fondsen. Voor de andere activiteiten worden in de loop van 2020 nieuwe verdienmodellen ontwikkeld. Die activiteiten zullen opgestart gaan worden vanuit de op te richten Stichting Emoves. AKD Prinsen Van Wijmen heeft Emoves geadviseerd over de inrichting en vormgeving van de (nieuwe) organisatie. 

  1. Risico’s

Een belangrijk onderdeel van de besturing van de organisatie is het risico-management. Vanaf het Jaarplan 2019 is daar een afzonderlijk hoofdstuk aan gewijd worden. De coöperatie is er voor om te voorzien in de stoffelijke behoeften van de leden. Daar is niets mis mee, maar de kwetsbaarheid is aan de orde indien de coöperatie de leden voor bepaalde activiteiten inhuurt of andersom en die activiteiten in belangrijke mate met gemeenschapsmiddelen georganiseerd worden. Dat stelt hoge eisen aan de administratieve organisatie, de marktconformiteit en de transparantie. Die handschoen is in de 2de helft van 2018 door het bestuur opgepakt. Gestart is met de transparantie. Zo is een uitvoerige verklaring op de website opgenomen na het beschikbaar komen van de resultaten van het fraude onderzoek. In combinatie daarmee zijn de jaarrekeningen gepubliceerd. 
Bij het hoofdstuk over de risico’s in het Jaarplan 2019 is de ‘risico-pannenkoek’ uit de toolkit van de Governance Code cultuur gebruikt. Daar worden de risico’s in 4 domeinen onderscheiden nl.:

  • Strategie
  • Governance
  • Financieel
  • Operationeel

Op alle onderdelen was werk aan de winkel. Het bestuur heeft vanaf 1 juli 2018 prioriteit gegeven aan het governance en operationele domein. Daar zijn intussen grote vorderingen gemaakt. In de loop van 2019 zijn daaraan de domeinen strategie en financieel aan toegevoegd. 

  • Strategie

In oktober 2018 heeft een grondige evaluatie plaatsgevonden van het driedaagse festival, mede met het oog op de ambitie van enkele founding fathers om het festival door te ontwikkelen naar een grootschalig event (ca. 50.000 bezoekers) op één locatie, bij voorkeur de Berenkuil. Onderdeel van dat concept was een afgeschermd festivalterrein, camping, entree, horeca e.d.Om uiteenlopende redenen, zoals twijfels over de haalbaarheid, productie technische complexiteit, een isolement ten opzichte van het grote publiek, is van het festival concept afgestapt. Vooral productie technische risico’s hebben de doorslag gegeven om het 3 daagse festival concept te verlaten en daarvoor in de plaats de onderdelen van het festival over het gehele jaar te verspreiden. De ervaringen in 2019 met deze jaarkalender zijn uitermate positief. Niet alleen heeft een groter publiek fysiek en/of online van de evenementen kunnen genieten, als gevolg van de knip in kleinere evenementen is de verantwoordelijkheid teruggelegd bij de betrokken communities. Daardoor zijn alle evenementen het resultaat van de coproductie tussen Emoves en de desbetreffende communities. Die werkwijze sluit beter aan bij de intenties die ten grondslag lagen aan de oprichting van de coöperatie Emoves. Maar een niet onbelangrijk positief neveneffect is dat met de knip in kleinere events het risicoprofiel bijna tot 0 gereduceerd is. 
Het Emoves festival nieuwe stijl in 2019 in de binnenstad, het Urban Culture Weekend, is organisatorisch op een andere leest geschoeid. De communities zijn ieder afzonderlijk verantwoordelijk voor een onderdeel van het programma. En de productie is uitbesteed aan Suna productions, een ervaren partner voor de organisatie van events in de stad. Alle betrokkenen kijken met grote tevredenheid terug op het festival. Vanuit deze stabiele basis zal het festival de komende jaren uitgebouwd worden. De uitgangspunten blijven: in de binnenstad en gratis toegankelijk. 

  • Governance

In de loop van de 2de helft van 2018 is overgeschakeld naar het zgn. Raad en Toezichtmodel en zijn in dat kader heel erg nauwkeurig de bevoegdheden verkaveld over de algemene vergadering, het bestuur en de Raad van Toezicht. Het resultaat van dat proces is onder meer vastgelegd in het Reglement ‘nadere bevoegdheden’. Ter ondersteuning van dit proces zijn de statuten van de coöperatie ingrijpend aangepast. 
Ook is in de 2de helft van 2018 enorm veel tijd en energie gestoken in de implementatie van de Governance Code Cultuur. In rap tempo heeft een enorme inhaalslag plaatsgevonden. Per ultimo 31 december 2018 voldoet de organisatie aan alle principes van deze code en daar waar afgeweken wordt is dit uitvoerig toegelicht en vastgelegd in het Governance Reglement.
In de loop van 2019 is de Code voor de eerste keer geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan is besloten om de aanbevelingen uit de Code met betrekking tot de onafhankelijkheid van de leden van de RvC in die zin over te nemen dat vanaf 2020 de meerderheid van de leden van die RvC ‘onafhankelijk’ zijn in de betekenis van die Code. 

  • Operationeel

Ook operationeel zijn grote vorderingen gemaakt. Aan de voorkant is er veel scherper begroot en is een budgethouder systeem geïntroduceerd. Met betrekking tot de afspraken over de organisatie van de evenementen zijn contractueel verschillende formats ontwikkeld: voor de kleinere events wordt volstaan met een compacte versie, voor de grotere events is een ruik er afspraken kader ontwikkeld, met daarbinnen een systematiek waarmee de voortgang gemonitord kan worden. Die schriftelijke afspraken worden geregistreerd in een contracten register. Tevens worden de veronderstelde cash flows van elk evenement in een liquiditeiten planning vervat. Elk kwartaal worden de facts & figures kritisch beoordeeld. Vanaf 2019 loopt de besturing in de pas met de P+C cyclus. 
Daar de coöperatie niet of nauwelijks mensen in loondienst heeft is veel aandacht uitgegaan naar de werkverhoudingen en de organisatie van het netwerk. Met betrekking tot de werkverhoudingen zijn model-contracten gemaakt door advocaat Mr. H. De Pont uit Tilburg. Uit een oogpunt van efficiency is het aantal suppliers sterk beperkt. In progress is de ontwikkeling van een netwerk met preferred suppliers. 

  • Financieel

Met ingang van 1 januari 2019 heeft de bestuurder de financiële administratie bij accountantskantoor van Eert ondergebracht. Intussen is de financiele administratie volledig opnieuw ingericht. Ook zijn alle administratieve processen die daarop betrekking hebben beschreven. Daardoor beschikken we over betere managementinformatie en kan beter en sneller ingespeeld worden op de informatiebehoefte van de overheid, de subsidieverstrekkers en sponsoren. Bij de verantwoording naar de subsidieverstrekkers is een extern deskundige ingeschakeld die gepokt en gemazeld is in deze verantwoordingsprocessen.

  1. Verantwoording

Emoves beoogt een transparante organisatie te zijn. Verantwoording naar alle betrokken stakeholders staat hoog in het vaandel, zonder daarbij te vervallen in een bureaucratische planning & control cyclus. Intern verantwoordt de bestuurder zich elke drie maanden met kerncijfers naar de Raad van Commissarissen. Aan het einde van het kalenderjaar rapporteert de bestuurder over de voorgenomen activiteiten, in het bijzonder welke activiteiten verricht zijn, waar de targets niet of niet geheel gehaald zijn en de verklaring daarvoor. In hoofdlijnen zal deze informatie vervat worden in het Jaarverslag. De financiele verantwoording vindt plaats in de jaarrekening. Ook daar zal een verschil analyse plaatsvinden ten opzichte van de vastgestelde begroting. 
Zowel het bestuursverslag als de jaarrekening worden beoordeeld door de accountant. De Algemene Vergadering heeft de heer Willy Feller van accountantskantoor DeNote benoemd tot de accountant van de coöperatie, voor een periode van vier jaar. Op 3 april 2019 is de jaarrekening over 2018 goedgekeurd. Op verzoek van het bestuur heeft de accountant een uitvoerige Management-letter opgesteld. De definitieve versie is op 18 april 2019 beschikbaar gesteld. Voor het bestuur is dit een van de onderleggers voor de professionalisering van de organisatie. 
Vanaf 2018 vindt minimaal eenmaal per jaar een bijeenkomst met de zogenaamde event partners, de verantwoordelijke mensen en organisaties die de basisactiviteiten van de individuele events en het festival organiseren. In 2019 heeft de Creatieve Raad de partners betrokken bij de ontwikkeling van het programma 2020. In de loop van 2020 zal een voorstel worden ontwikkeld hoe natuurlijke personen betrokken kunnen worden bij de ontwikkeling van het Jaarplan. In de gewijzigde statuten is daarvoor de figuur van ‘de Raad van Aangeslotenen’ geïntroduceerd. 
Aanvullend is er een verantwoording nodig naar de individuele subsidieverstrekkers. Daarbij moet opgemerkt worden dat die allemaal hun eigen kaders ontwikkeld hebben. Veelal kan niet volstaan worden met het overleggen van het jaarverslag en de -rekening. Geconstateerd kan worden dat hier veel tijd, geld en energie mee gepaard gaat. Met de subsidie verstrekkers zal overleg gevoerd worden om nader te bezien of er geen betere onderlinge afstemming mogelijk is.
Vanaf 2020 zal er elk jaar een interne evaluatie plaatsvinden met betrekking tot het functioneren van de verschillende organen binnen Emoves, in het bijzonder de Algemene Vergadering, het bestuur en de Raad van Commissrissen. Van die evaluatie zal een verslag gemaakt worden en dat verslag zal op de website geplaatst worden. 
Eindhoven, 25 januari 2020